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公務員の文書(公文書)の書き方とルールとは

公務員が文書を書くときには、どんなことに気を付けるべきでしょうか。
公務員が作る公文書は、読む人に意思や事実を伝える「実用文書」です。

 

実用文書である以上、読み手に分かりやすく伝わりやすい必要があります。

 

公務員の事務は、住民の理解のうえに成り立っています。
住民に対して行政が何をしているのか、また何をしたのか、を分かりやすく伝えらければ、住民から理解してもらうことは困難です。
また、日々高まる行政へのニーズ、情報公開に対応するためには分かりやすい文書が必要不可欠です。

 

公務員の文書の書き方には一定のルールがありますが、これは「どの公務員が文書を作っても、安定して住民に伝わりやすい文書ができるよう」定められたものです。

 

実際に公務員として働いている方々のなかでも、
「ルールは無くても、相手に伝わればいい」
「関係者が分かれば細かく書く必要はない」
「口頭で理解してもらえれば文書はいらない」
という考え方が根強いのも事実です。

 

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確かに、日常生活における個人的なやり取りはそれで問題ありません。
しかし、公務員が作る文書は、当事者同士におけるやり取りだけでなく、現在そして将来の住民に対する説明責任を果たすための資料です。
公務員には住民のために客観的で分かりやすい資料を残す責任があります。

 

その責任を全うするため、公務員の文書の書き方には通常の日本語の書き方のルールよりも、さらに詳しいルールが決まっています。
ルールと聞くと身構えるそうになるかもしれませんが、公務員の文書の書き方のルールは難しい文書を書くためのものではなく、分かりやすい文書を書くためのものなので、一度覚えてルールが習慣になってしまえば何も難しいことはありませんのでご安心ください。

 

住民の権利や義務について書かれた文書が正確でなければ、住民に誤解を与えてしまいます。
また、読み手によって解釈が変わる文書では、行政に混乱を招くことになります。
公務員の文書の書き方は、だれが読んでも、同じ解釈で、正しく理解できる文書を書くことが大切です。

 

当サイトでは公文書事務を行っている公務員の方をはじめ、伝わりやすい文書の書き方を知りたい方のため、公文書の書き方等のルールをご紹介していきます。
実務に携わる方向けに公文書の形式と文例もいくつかご用意してますので、起案文書、照会文書の作成時などにお役立ていただけると幸いです。

 

また、専門用語など関心のあるキーワードから調べたい場合はサイト内検索ご活用ください。
(※検索窓は、PCならサイト右上、スマートフォンなら一番下にあります。)

 

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