鏡文(鑑文)とは?鏡文の文例と書き方を徹底解説|公文書の起案方法

鏡文(鑑文)とは?鏡文の文例と書き方を徹底解説|公文書の起案方法

鏡文(鑑文)とは?鏡文の文例と書き方を徹底解説|公文書の起案方法

 

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鏡文(鑑文)とは

鏡文(鑑文)とは、文書の一番上に載せる、一番目に付く説明文のことです。
鏡紙は、本文ではありませんが、それを見ると内容がある程度分かるもので、しばしば起案文などにも添付されます。
鑑の意味には、「手本、見本」「物をうつしてみる鏡」という意味があります。

 

その内容は、具体的には、作成者、作成日、目的、概要などを記載して、本文を見なくてもおおよそのことが分かるような文書として1枚にまとめてあるものです。

 

鏡文の文例と書き方

照会の鏡文

                             文書番号1234
                             令和3年4月1日
〇〇自治会会長 殿
                             □□市長
                             ○○ ○○

 

            自治会加入状況について(照会)

 

 事務上の参考としたいので、下記の事項について5月31日までにご回答ください。

 

          記
1 照会内容
 (1) 自治会加入者総数
 (2) 加入割合

 

2 回答方法
 別紙回答用紙に記入のうえ、郵送にて下記連絡先まで送付してください。

 

ポイント

件名を「~について(照会)」とすることで、鏡文で照会文書であることをわかりやすくします。
回答方法、提出先は必ず記載します。提出期限を設定する場合は、相手の調査時間を十分考慮することが必要です。

 

協議の鏡文

 

                             文書番号1234
                             令和3年4月1日
 ○○市長 殿

 

                             ○○市長
                             ○○○○
            〇〇委員会の設置について(協議)

 

 標記の件について、地方自治法〇条の規定により議会の議決書を添えて協議します。

 

        記

 

1 設置場所
  〇〇区市長部局

 

2 設立計画案
  別紙のとおり

 

3 その他
  市内に事務局を設置する。

 

 

ポイント

鏡文の件名は、「~について(協議)」とするのが通例ですが、「~に関する協議について」のように、件名中に折り込む場合もあります。
根拠の法令がある場合は、本文中に明記します。 協議事項については、箇条書きにして簡潔に記載します。

 

報告書の鏡文

 

                             文書番号1234
                             令和3年4月1日
 ○○部長 殿

 

                             ○○部長
                             ○○○○

 

         コールセンター設置効果について(報告)

 

 令和3年2月1日付け49号で依頼のあった標記の件については、下記のとおりです。

 

        記

 

 1 問い合わせ件数
   4,649件

 

 2 問い合わせ内容
  (1)・・・・・・・・・・
  (2)・・・・・・・・・・

 

ポイント

件名は、「~について(報告)」が基本ですが、様式が定まっている場合はそれに従います。
法令や契約で報告が義務付けられている場合は、根拠を明記します。
依頼に基づく場合は、依頼文書の日付、文書番号を明記します。

 

 

起案して鏡文を作る場合の注意点

起案とは、行政の事務事業を遂行するうえで必要とされる意思決定の内容を文書の形式にまとめあげる事務、つまり決定案を作成することをいいます。そして、決定案を記載した文書を起案文書といいます。
起案を行うのは、組織における意思決定の記録を明確な共通のルールに従って残すことで、事務事業の効率性、円滑性を保つとともに、対外的な説明責任を果たすためです。
また、行政の行った行為について疑義が生じたときに、その行為の決定についての証拠ともなります。
この機能を果たすためには、起案はその内容だけでなく、その形式が適法、つまりルールに従ったものである必要があります。

 

起案文の要素

起案文は、次の要素からなります。

属性情報

件名、起案日、決裁区分など、文書の情報として必要な部分

 

起案伺い文

どのような処理(「実施」「通知」「回答」など)の決定について判断を仰ぐのかを記入する部分

 

起案本文

決定の基幹となる部分。決定し、実施すべき内容、理由、目的、対象、根拠法令、従来の経過、処理方針、必要経費など

 

送付文書(施行文書)

送付(施行)を伴う起案の場合に、相手方に送付するあて先や送付番号の付いた送付鑑文書

 

添付文書

意思決定を行うために必要な内容のうち、起案本文に書くことができない細かな内容を別紙とした場合の別紙部分

 

関連文書

意思決定に直接必要なわけではないが、意思決定をするに当たって参考とする文書等

 

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起案時の作成例

ここでは庁内向けに説明会を開催する場合において、その開催及び会場使用料の支払いについて決定し、庁内に開催通知を送付する場合の起案文書の文例を示します。

 

属性情報
件名

「文書事務説明会の開催について」とします

 

共用権限

「全庁共有」とします

 

施行要否(送付要否)

「施行(送付)要」とします(通知を出すため)

 

決裁区分

「課長決裁」とします。※補助執行(専決)のため、自治体ごとの専決区分規定等によります。

 

起案伺い文・起案本文
起案伺い文

「文書事務説明会を次のとおり実施してよろしいですか。」とします

 

起案本文

1 目的 適正な文書管理の必要性についての理解を深め、市の情報管理を適正化するため
2 日時 令和3年4月1日(月)14時から15時
3 会場 研修室
4 対象者 各係文書担当者200名(別紙1名簿のとおり)
5 次第 別紙2次第のとおり
6 通知 別紙3各課長あて通知文書を、各課庶務担当係に送付します。
7 会場使用料の支払い
 (1) 支出額 15,600円
 (2) 支出科 令和3年度333 市一般会計 総務費
 (3) 内訳 施設使用料12,200円、付帯設備2,900円(プロジェクター1,500円、拡声装置500円、マイク(有線)300円*2、マイク(無線)300円)
 (4) 支払方法 会計事務規則第○条の規定により前金払いとします。

 

 

 

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送付文書・添付文書
添付文書

送付本文以外で、承認・決定を行うために必要な文書のことです。具体的には以下の別紙1~3のようなものです。

 

別紙1

説明会参加者名簿
1総務部△△課〇〇係・・・・・・・・
2広報部△△課〇〇係・・・・・・・・
3福祉部△△課〇〇係・・・・・・・・
4健康部△△課〇〇係・・・・・・・・
5産業部△△課〇〇係・・・・・・・・
6子育て部△△課〇〇係・・・・・・・・

 

別紙2
         


            文書事務説明会次第
                           令和3年4月1日
                           14:00~16:00
                           研修室
1 文書保存について
2 文書管理について
3 文書責任者について

 

 

送付文書

送付件名は「文書事務説明会への参加について(依頼)」とし、
送付本文(送付先に送る鏡文)は以下の別紙3のようにします。

 

別紙3(送付先鏡文)

各課長、事務事業所の長殿
                           総 務 課 長

 

         文書事務説明会への参加について(依頼)

 

                  記
1 〇〇〇〇
2 ××××

 

送付方法

「庁内施行」とします。(通知先が内部であるため)

 

公開情報
開示区分

「全部開示」とします 。

 

個人情報の有無

「無」とします。(個人情報が有の場合は、上記開示区分は「一部開示」か「全部不開示」となります)

 

 

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