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日本語の一般的な送り仮名の原則は、国により「送り仮名の付け方」（昭和48年内閣告示第2号）に定められています。
公用文の送り仮名についても、平成22年11月30日付け内閣訓令第１号「公用文における漢字使用等について」により、上記「送り仮名の付け方」の一部を除外しつつも、これに準拠することとされています。
パソコン等で文書を作成する現代においては、送り仮名の付け方には十分注意する必要があります。
なぜなら、パソコン等の辞書ファイルは万人向けに作成されていて、その全てが公用文における送り仮名の基準に従っているわけではないからです。
上記の「送り仮名の付け方」には通則１から通則７まであり、それぞれ「本則」「例外」「許容」からなっています。
このうち、公用文では、「許容」は基本的に適用しませんが、以下の表のとおり「通則６の許容」だけは唯一適用しています。
| 本則 | 例外 | 許容 | |||
|---|---|---|---|---|---|
|
単独語 |
活用のある語 | 通則１ | ○ | ○ | × |
| 通則２ | ○ | ー | × | ||
|
活用のない語
|
通則３ | ○ | ○ | ー | |
| 通則４ | ○ | ○ | × | ||
| 通則５ | ○ | ○ | ー | ||
| 複合語 | 通則６ | ○ | ー | ○ | |
| 通則７ | ○ | ー | ー | ||
実務的に間違えやすい語句の例を挙げると、「差し替え、差替え」はどっちを使えばいいのかといった問題があります。
これについて、複合動詞は通則６「本則」によると、「複合の語の送り仮名は、その複合の語を書き表す漢字の、それぞれの音訓を用いた単独の語の送り仮名の付け方による。」とされています。
通則６の「本則」の例
（１）活用のある語
書き抜く 流れ込む 申し込む
（２）活用のない語
行き帰り 伸び縮み 乗り降り
そして通則６「許容」として「読み間違えるおそれのない場合は、次の（ ）の中に示すように、送り仮名を省くことができる。」とされています。
通則６の「許容」の例 ※（）内が許容
書き抜く（書抜く） 申し込む（申込む） 打ち合わせる（打ち合せる・打合せる）
このように通則６を全部読むと、「くりかえし」「さしかえ」については、「差し替え」が本則、「差替え」が許容、という扱いになっているため、一般的な文章においては、どちらも正しいという判断ができます。
ただし、公用文においてはどちらでもよいという訳にはいかず、上記の「公用文における漢字使用等について」で通則６は許容を適用することになっています。
そうすると、「差し替え」が活用のある語（動詞形）なのか、活用のない語（名詞形）なのかがポイントになります。
動詞形なら「差し替え」が正しく、名詞形なら「差替え」が正しいということになるからです。
用法から考えると、「さしかえ」は名詞形で「資料の差替えを行う」というような用法が一般的です。
そうすると結論としては、公文書においては「差替え」が一般的に正しい表記となります。
※「会議資料の一部を最新データに差し替えた。」というような動詞の使い方では「差し替え」が正しくなるので注意が必要です。
このように、「複合語の送り仮名は、動詞形は省かず、名詞形は省く」という原則を覚えておきましょう。
「差し換え」と「差し替え」は意味自体はほぼ同じで、辞書でも「差し替える・差し換える」は同じ項目にまとめられ、「他の物と入れかえる。取り替える」と定義されています。
つまり、日常的な理解では大きな違いはありません。
ただし、表記（使われている漢字）が違うために生じるニュアンスや印象の違いはあります。
公文書など正式な文書では一般的に「差し替え」のほうが用いられる傾向があります。迷った場合は「差し替え」と書いておけば間違いはありません。
日本語の漢字表記では「～替える」と「～換える」で意味合いを使い分ける場合があり、公用文の作成基準でも次のように説明されています。
「替える」・・・前の物事をやめて別の新しいものにする場合に用いる。例えば「古いものを新しいものに替える」といった場合です。言い換えれば、新しい代わりのものに置き換えるニュアンスになります
「換える」・・・ある物と別の物を交換（入れ換え）する場合に用いる。AとBを取り交わすような場面で使われ、同種の別のものと入れ換えるというニュアンスになります。
この違いを「差し換え」と「差し替え」に当てはめると、「差し替え」は今あるものを別の新しいものに差し替える（交換というより新しいものに取り替える）意味合いが強く、逆に「差し換え」は今あるものと同程度のものに差し換える（同種のものと入れ換える）意味合いが強いと言えます。
例えば、校正・編集の場面では「この図を最新版に差し替える」のように内容をより良い新しいものに入れ替える場合は「差し替える（替）」がよく使われます。
一方、「壊れた部品を同型の部品に差し換える」のように同等のものに単に取り換えるニュアンスの場合、「差し換える（換）」と書くケースも考えられます。
実際の文章でも、「このイラストは印象が良くないから別のイラストに差し替えてほしい」（より良いものにするイメージ）と「この部品は壊れているから新しい同じ型のものと差し換えてほしい」（同じ種類のものに取り換えるイメージ）といった使い分け例があります。
ただし、このニュアンスの差異は微妙で文脈次第です。読む人によっては「差し換え」と「差し替え」の違いが分かりにくいこともあります。そのため、文章の中では無理に使い分けず、一般的な「差し替え」に統一するほうが読み手に親切な場合が多いです。
実際、専門家の間でも「『差し換える』を使うくらいなら『交換する』『入れ替える』など別の表現にしたほうが文章がすっきりする」という意見もあります。
結論：公文書・正式文書では「差し替え」が一般的
行政文書や法律文書、ビジネス文書など正式な場面では「差し替え」の表記がより適切とされています。
理由は上記のように「差し替え」のほうが一般的で誤解を生みにくいからです。
公用文作成のガイドラインでも、同じ意味の語は表記を統一するよう求めています（例えば、「○人」と「○名」なら「○人」に統一する等）。
同様に「さしかえる」という言葉も、公文書では表記揺れを避けて「差し替え」に統一するのが普通です。
実際、官公庁や自治体の文章を見ても「差し換え」より「差し替え」が使われている例がほとんどです。
例えば、群馬県の公式文書でも「対象データファイルを適正な処理を施したデータと差し替える」と「差し替え」の表記が用いられています。
法律の分野でも、条文そのものに「差し替え」という表現が出てくることは多くありませんが、契約書や規程の改定説明などでは「○○を△△に差し替える」といった表現が使われることがあります。
その場合も「差し換え」ではなく「差し替え」と書かれるのが通例です。
ビジネス文書においても同様で、たとえば「旧版の報告書を最新版に差し替えます」「添付資料を差し替えて提出します」のように書くのが自然であり、「差し換えます」とすることは稀です。
仮に「差し換え」と書いても読み手には意味は通じますが、「差し替え」という慣例的な表記から外れるため、やや違和感を与える恐れがあります。
特にビジネスパーソンの場合、日常業務で目にするのはほとんど「差し替え」の方ですので、「差し換え」と書くと「正式な場だからあえて難しい漢字を使ったのかな？」と不思議に思われるかもしれません。
以上のことから、行政・法律・ビジネスなどの正式な文書では「差し替え」が無難で適切だと言えます。
実務上も「差し替え」が標準的な表記であり、文部科学省の公用文用字用語の例などでも「取り替える／取り換える」のように意味が同じ場合は一方に統一する方針が示されています
実際、「差し換え」が使用されていても文意が通じるケースは多いものの、公文書では表記の揺れ自体を避けるのが原則です。
従って、公式な書類では「差し替え」に統一し、どうしてもニュアンスを明確にしたい場合は文言自体を工夫する（例えば「交換する」「入れ替える」等別の語にする）ことが望ましいでしょう。
その他、特に送り仮名を間違いやすい語は次のとおりなので、使用する際は注意が必要です。
（送り仮名を間違えやすい語の例）
当たって（×当って） 危ない（×危い）
承る（×承わる） 行う（×行なう）
打合せ（×打合わせ ×打ち合わせ）
押さえる（×押える） 終わり（×終り）
来る（×来たる） 仕組み（×仕組）
速やか（×速か） 損なう（×損う）
問合せ（×問い合わせ ×問合わせ）
伴う（×伴なう） 懐かしい（×懐しい）
申合せ（×申合） 申立て（×申し立て）
申出（申し出） 届出（×届け出）
○月○日付け（×付）
※「付け」はルール上、「日付」を除いて送り仮名は省略できませんが、一般には、辞令書等の特殊な用途で省略する慣例がある場合もあります。 「期限付」という使い方や、「条件付採用」という後ろに語句が続くときは送り仮名を省略します。
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