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公文書の書き方まとめ(目次)

「公文書の書き方」目次ページです。
詳細はリンク先の個別ページを参照してください。

 

公文書作成の基準

公文書作成における基本方針

1 なぜ公文書にルールがあるのか、公文書作成の基本と効果
2 公文書の真正性とは

 

その他の基準

1 縦書き、横書き
2 用紙(サイズ、紙質、色、地紋、両面印刷、裏面利用)
3 用紙の記載範囲と余白、文書の留め方
4 記載手段
5 電子文書作成における注意(誤字脱字、書式、ファイル形式)
6  記載事節の訂正方法(誤記の訂正、脱字の加入、契約書や重要な対外文書などの訂正、訂正印)

 

公用文の書き方

文の組み立て

1 文の組み立て(5W1H)

 

文体

1 「です・ます」体と「である」体、文体の統一、使わない文体

 

文法

1 主語と述語(主語と述語を対応させる、主語をなるべく前に出す、述語を明確にし、必要な主語や助詞は省略しない)
2 中止法(連用中止法)
3 否定形(否定の対象を明確にする、二重否定は使わない)
4 並列関係

 

表現

公文書の表現のポイント
1 文を短くする
2 主観を入れない
3 命令・禁止口調はなるべく使わない
4 否定形はなるべく使わず、肯定形で書く
5 あいまいな表現をしないで、事実に合った正確な表現をする
6 重複する表現はしない
7 受身形はなるべく使わない
8 あいまい語はなるべく使わない
9 難解な表現は避ける
(1) 文語的表現
(2) 漢語調の難解な表現

 

10 接続詞は使い過ぎない

 

注意が必要な言い回し

1 名詞の列挙
(1) 限定列挙と非限定列挙
(2) 限定列挙
(3) 非限定列挙

 

2 その他の言い回し
3 法令用語における注意

 

用語

1 特殊な用語、難しい用語、堅苦しい用語など
2 同音語、同意語の使い方
3 「異字同訓」の漢字の用法.

 

敬語

敬語の使い方
1 敬語の型
(1) 丁寧語
(2) 尊敬語
(3) 謙譲語

 

2 敬語を使う公用文
3 敬語を使うときの注意点
(1) 度の過ぎた敬語
(2) 「お」「ご(御)」の付け過ぎ
(3) 堅苦しすぎる敬語
(4) 間違った敬語

 

4 敬称の付け方

 

役所言葉の言い換え

役所言葉の言い換え方
1 略語
2 役所言葉
3 言い換え集

 

外来語(カタカナ語)の言い換え

外来語(カタカナ語)の言い換え方
1 公用文における外来語・外国語の使用について
2 外来語の言い換え
3 外来語の言い換え案(国立国語研究所「外来語」委員会)

 

不適正用語

不適正用語について
1 不適正用語の使用に関する原則
(1) 公用文における不適正用語の使用
(2) 不適正用語かそうでないか
(3) 不適正用語に関する定め

 

2 出生に関する用語
3 女性に関する用語
4 障害に関する用語
(1) 心身障害や病気についての用語
(2) 身体の一部を表す語句

 

5 職業に関する用語
6 国籍、民族、人種、地域に関する用語
7 その他の不快用語

 

あて先・発信者名の表示

あて先・発信者名の表示方法
1 あて先
(1) あて先の表示位置
(2) 対内文書のあて先の原則
(3) 対内文書のあて先例
(4) 対外文書のあて先

 

2 発信者名
(1) 発信者名の表示位置
(2) 対内文書の発信者名
(3) 対外文書の発信者名

 

3 決定権者と発信者名
4 敬称
(1) 住民に対する文書
(2) 国、地方公共団体その他の公法人(公社・公団など)、市議会、行政委員会、監査委員、付属機関の長、議員、委員に対する文書
(3) 表彰状、感謝状、賞状
(4) 付属機関の委員その他に対する委嘱状
(5) 対内文書
(6) 自治体が受信者となる文書

 

配字位置などの原則

配字位置などのルールとは
1 空白
2 改行
3 記号の配置

 

符号・記号

符号・記号の使い方
1 句読点(くとうてん)
(1) 句点(。)
(2) 読点(、)

 

2 その他の符号・記号
(1) 一般に使用される符号・記号
(2) 一般には使用されない符号・記号

 

用字

用字の定義と使い方
1 漢字
2 仮名
(1) 平仮名と片仮名
(2) 仮名遣い

 

3 字体
(1) 使う字体
(2) 使わない字体

 

4 数字
(1) 縦書きの場合
(2) 横書きの場合

 

5 外国文字・ローマ字
(1) 外国文字
(2) ローマ字

 

6 外来語
7 外字
(1) 外字利用の原則
(2) 全庁 LAN における外字利用の原則
(3) 文書管理システムにおける外字利用

 

見出し記号

見出し記号(項番)の使い方
1 見出し記号の基本
2 見出し記号の配字
3 その他の記号

 

漢字と平仮名

漢字と平仮名の使い分け方
1 常用漢字表による漢字使用の基本原則
2 原則によらない場合
3 常用漢字表に読みがないものは平仮名で表記
4 用語の意味によって、漢字と平仮名を使い分けるもの
5 接続詞は原則平仮名
6 副詞は原則漢字表記、接続詞は平仮名表記
7 副詞及び連体詞は原則漢字表記
8 助詞及び助動詞は、平仮名表記
9 接頭語の「御」
10 接尾語
11 「箇」と「か」
12 その他に間違いやすい表記

 

送り仮名

送り仮名の付け方
1 公用文では認められない送り仮名
2 活用のある語(通則1、2)
(1) 活用のある語の活用語尾
(2) 活用語尾以外の部分に他の語を含む語

 

3 活用のない語(通則3、4、5)
(1) 名詞
(2) 副詞、連体詞

 

4 複合の語(通則6、7)
(1) 動詞形の複合語の送り仮名
(2) 送り仮名を省略する場合

 

5 付表の語
6 特に間違いやすい送り仮名
7 原則によらない場合

 

その他の注意事項

その他の注意事項について
1 市役所の呼び方
2 組織・施設などの外国語表記
3 日付、時刻、時間の書き表し方
(1) 日付
(2) 時刻

 

4 引用と著作権侵害
(1) 著作権とは
(2) 保護されている権利
(3) 著作物等を例外的に許諾を得ずに利用できる場合

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