公用文を書くときに、「参ります」「まいります」など漢字で書くべきなのか、平仮名で書くべきなのか迷うことがあると思います。
その判断の基準になるのが以下の２つです（それぞれ文化庁にリンクされます）。
① 「常用漢字表」（平成２２年１１月３０日内閣告示第２号）
② 「公用文における漢字使用等について」（平成２２年１１月３０日内閣訓令第１号）
①「常用漢字表」は、「法令、公用文書、新聞、雑誌、放送など、一般の社会生活において、現代の国語を書き表す場合の漢字使用の目安」であり、「科学、技術、芸術その他の各種専門分野や個々人の表記にまで及ぼそうとするものではない」ものとされています。
ここには「目安」とありますが、公用文においては、「常用漢字表」に従うことが「原則」なっています。
というのも、②「公用文における漢字使用等について」は、その第１の基準に「公用文における漢字使用は常用漢字によるものとする」とはっきりと明言をしているからです。
ちなみに、常用漢字表に掲げられている漢字でも、読みが掲げられていない語句には用いることができません。常用漢字表が示す「音訓」も、厳密な原則となっているからです。
公用文のルールでは「補助動詞」は平仮名、「複合動詞」は漢字で書くこととなっています。
補助動詞とは接続助詞「て」がついて、「～（し）てください」などの用い方をする一定の動詞をいい、前の動詞に補助的な意味を加える語句です。
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補助動詞の例
ある いく いる おく くる くれる しまう みせる みる もらう やる ゆく よい
文例
○ 書類は、明日までに届けておくよう伝えてください。
× 書類は、明日までに届けて置くよう伝えて下さい。
補助動詞は平仮名ですが、単独の動詞は漢字で表記します。
○ 遅れて提出してかまわない。（補助動詞）
○ 参加することは、構わない。（単独の動詞）
補助動詞には敬語にも存在します。
敬語の補助動詞の例
あげる いたす いただく いらっしゃる くださる さしあげる まいります
敬語の場合も同様、補助動詞は平仮名ですが、単独の動詞は漢字で表記します。
特に「いたす」「まいる」等は間違いが多いので注意が必要です。
「いたします」の例
○ 致し方ない
○ 御案内いたします。
× 御案内致します。
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「まいります」の例
○ 明日、参ります。
○ 住民への周知に十分努めてまいります。
× 住民への周知に十分努めて参ります。
公用文では、文書の性格やあて先によって「です・ます」体と「である」体を使い分けます。
多くは「です・ます」体ですが、特に、あいまいな表現を避けて、その内容に疑義が生じないように明確に示す必要がある場合には、「である」体を使います。
同じ文書の中では、「です・ます」体と「である」体の混用は行いません。
ただし、次の場合には、「です・ます」体の文章の一部を「である」体にすることができます。
私たちが目的としている（×しています）のは、住民の福祉を向上させることです。
・・・・ただし、下記事項を守らなければなりません（です・ます体）。
１ ○○○○すること。（である体）
２ ○○○○すること。
「だ」体と「である」体は異なるものです。
「だ」体である「だろう、だった」は公用文では用いず、「であろう、であった」を用います。
公用文では「であります」体は使いません。
ただし、表彰文と書簡では使うことができます。
公用文では「でございます」体は使いません。
ただし、書簡では使うことができます。
公用文では、「です・ます」調や「御～」のような接頭語などの丁寧語は使用しますが、「いたします」「まいります」のような謙譲語、「いらっしゃる」「おっしゃる」のような尊敬語は、あいさつ文のようなものを除き、通常は使用しません。
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