項番の振り方、段落番号の順番ルールとは?レポートでも使える公文書テクニック

項番の振り方、段落番号の順番ルールとは?レポートでも使える公文書テクニック

項番の振り方、段落番号の順番ルールとは?レポートでも使える公文書テクニック

 

スポンサードリンク

 

項番の振り方、段落番号(見出し記号)の順番は民間企業でも多くのルール存在しますが、汎用性が高い公文書ルールを覚えておくと大学のレポート作成などでも使えるため覚えておくことをお薦めします。

 

項番・段落番号の基本

項番・段落番号(項目に付ける記号)は、原則として次のように使います。

 

(1) 一般的な公用文では、1、(1)、ア、(ア)の項番・段落番号を使います。 (使う順番は左側が優先なので1と(1)では先に1を使います。)

 

(2) 上記(1)の項目をさらに増やすときは、a、(a)の項番・段落番号を使います。

 

(3) 膨大な計画書、報告書、手引書など項目の段階が多く必要な場合は、「第○編」、「第○章」、「第○節」、「第○」を使います。その場合、項目の段階に応じて適切に使い分けます。

 

(4) 項番・段落番号の後には、ピリオドなどは打たず、1字分空白を空けて、項目などを書き出します。

 

(1) 一般的な項番 (2) (1)で足りないとき (3) (2)でも足りないとき

1,2,3
(1)、(2)、(3)
ア、イ、ウ
(ア)(イ)(ウ)

a、b、c
(a)、(b)、(c)

第1編、第2編、第3編
第1章、第2章、第3章
第1節、第2節、第3節
第1、第2、第3

 

 

例外:例規文など条文形式をとる公用文では、上記の例によりません。
編、章、節、款、目、条・項・号という特有な項目の立て方をします。

 

スポンサードリンク

 

項番・段落番号の配字

項番・段落番号がある場合には、項目が下がるごとに1字下げにするのが原則です。

 

※1字下げとは、文頭に1文字分の空白を設け、2文字目から文章を書き始めることです。
段落の始まりであることを明示する際に用いられる。 書籍や雑誌などの読み物でも1字下げが多く用いられます。

 

本文は、項番・段落番号から1字空けて書き始め、2行目以降は1字下げとなります。
項目にタイトルがある場合は、本文はタイトルの高さと同じ高さから書き始め、次行からは1字下げとなります。
また、項番・段落番号に「1. 」のようにドットを付けた例が多く見られますが、公用文の項目番号にはドットは付けません。

 

 

 

【イメージ】※□はスペース

 

□今年度異動になった職員を対象に下記のとおり
新任研修を開催するのでご参加ください

 

       記

 

1□日時
□□令和3年4月1日(月) 午前9時から
2□持ち物
□(1)□筆記用具
□(2)□受講票
□□ア□当日はすべて指定席です。
□□イ□受講票紛失の場合、再発行となります。
3□講師について
□□講師である○○氏は□□会社を設立。退職後
□も講演会などでも活躍されている。
□(1)□質疑応答について
□□□あらかじめ質問シートを作成のうえ職員課
□□研修担当係まで提出すること

 

 

その他の記号

①、②、③・・・(丸付き数字)

①、②・・・は見出し記号ではなく、いくつかの事項を並列的に列挙する場合に用います。
①、②、・・・を使用する場合には、その記述を含む項目の項目番号よりも1字下げというのが一般的です。

 

【イメージ】※□は余白

4□その他
□(1)□受講後について
□□①□受講終了後、講習終了証を交付しますの
□□□で事務局までお越しください。
□□②□出席簿への押印をお願いします。

 

・(中点)

事項を列挙する場合には、「・」を用いることもできます。
この場合は、例のように「・」と第1字目の間を空けずに、2行目の書き出しを1行目にそろえるのが一般的です。

 

【イメージ】

4□その他
□(1)□受講後について
□□・受講終了後、講習終了証を交付しますので
□□□事務局までお越しください。
□□・出席簿への押印をお願いします。

 

パソコンのワープロ機能を用いて文書を作成する場合、「○」や「●」など他にもさまざまな記号を表示することができます。
文書の性格によっては、読み手にアピールするのに有効ではありますが、公用文の作成においては、原則として上記の記号以外は使いません。

 

スポンサードリンク

公文書の書き方が分かりやすく学べるおすすめ書籍

スポンサードリンク

トップへ戻る