書簡文とは｜行政公文書のあいさつ文の書き出し方、挨拶令状等の文例
スポンサードリンク
書簡とは
形式を定めておく必要のない不定形文の一つに、書簡があります。
書簡は、行政機関の長やその補助機関が、公務員としての資格で、私文書と同じような形式で出す文書です。
例えば案内状、礼状、あいさつ状などがあります。
書簡は、権利義務関係に影響を与えるような公文書とは違い、どういうときに出さなければいけないという明確な基準や根拠はありません。
社会的な慣習に従い、礼にかなった書き方をする必要があります。
こちらでは役所等の公務において書状をしたためる場合の記載方法について解説しますが、電子メールの場合はまた別の注意点があるため「公務員のメールの書き方のルール」も参照してください。
スポンサードリンク
書簡の基本構成
書簡は、基本的には、①前文、②本文、③末文、④あと付け、⑤副文の５つからなります。
①前文
手紙の書き出しには、頭語、時候のあいさつ、安否の問い合わせ、感謝やお詫びのあいさつを入れます。
頭語と結語
手紙の性質や相手との関係によって使い方がある程度決まっており、かつ、結語と対応して使われます。
また、男性か女性かによって使われ方が異なる場合があります。
（例）
拝啓→敬具（敬白、拝具） ひと筆申し上げます→かしこ＜女性＞
時候のあいさつ
頭語の次には、季節の折に触れたあいさつを書くのが一般的です。
（例）
新年、厳冬（1月） －新春を迎えられ
早春（2月～3月）－残寒の折（候）
仲春（3月～4月）－陽春の候
晩春（4月～5月）－晩春の候
初夏（5月～6月）－初夏の候
盛夏（7月）－猛暑の候、暑さ厳しき折
晩夏（8月）－残暑厳しき折
初秋（9月）－初秋の候
仲秋（10月）－秋冷の候
晩秋（11月）－暮秋の候
初冬（11月～12月）－木枯らしの季節
仲冬、歳末（12月）－寒冷の候、年の瀬もおしつまり
スポンサードリンク
安否のあいさつ
時候のあいさつに続けて書きます。まず相手の安否を尋ね、場合によっては差出人の安否を書きます。
（例）
皆様（貴殿・各位・貴市・貴職）ますます御健勝（御清栄・御発展）のこととお喜び申し上げます（拝察申し上げます）。
感謝・おわび
安否のあいさつの次には感謝やおわびのあいさつを書きます。ただし、感謝やおわび自体がその手紙の目的である場合は、本文の中で書きます。
（例）
・日ごろ（平素・毎度）一方ならぬ（何かと・特別の・いろいろと）お世話（御指導・御協力・御支援）にあずかり、誠にありがたく存じております（ありがとうございます・お礼申し上げます）。
・先日（先般）参上の折（おじゃました節）は、格別の（一方ならぬ）お世話（御配慮・御指導）をいただき（にあずかり）厚くお礼申し上げます。
・日ごろのごぶさたおわび申し上げます。
・御返事遅れて申し訳ございません。
②本文
前文の次には本題の内容を書きますが、その場合には、下記のような起語を使って本文に移ります。
（例）
・さて、突然のお願いで恐れ入りますが
・早速ですが、先日御依頼申し上げた○○につきまして
・ところで、御承知のとおり、本年も○○を実施することになり
・さて、御承知かと存じますが
スポンサードリンク
③末文
末文は手紙の全体を締めくくる部分で、結びのあいさつと結語からなります。結語は頭語と対応しています。
結びのあいさつは、①主文で述べた用件を結ぶ、②相手の健康、多幸を祈る、③将来の引き立てを依頼する、④返事を求める、⑤伝言を依頼する、⑥伝言を取り次ぐ、⑦後日の行動を述べる、⑧文をわびるなどに分けられます。
（例）
① 取り急ぎ用件のみ、以上くれぐれもよろしくお願い申し上げます
② 御多幸を御祈り申し上げます。
③ 今後ともよろしく御指導（御配慮）賜りますようお願いいたします。
④ お手数ながら折り返し御返事くださいますようお願い申し上げます
⑤、⑥ 末筆ながら皆様にくれぐれもよろしくお伝えくださいますよう
⑦ 詳しくは、いずれお目にかかりました折に申し上げます
⑧ 乱筆お許しください
④あと付け
手紙の終わりには、日付、差出人の署名（発信者名）、あて名（あて先）などを書きます。
⑤副文
あと付けを書いた後で、書き加える必要のある事柄が新たに生じた場合に書き添えるものをいいます。
手紙の効果を考えて、副文を計画的に使う場合もあります。
複文の冒頭には、「追伸」「二伸」「再啓」「追って一言申し上げます」などと書きます。
標準例
案内状
拝啓 春暖の候ますます御健勝のこととお喜び申し上げます。
さて、○○○○の建設につきましては、何かと御配慮をいただきましたが、おかげをもちまして、いよいよ着工の運びとなりました。
このことは、ひとえに皆様の御理解と御協力のたまものと深く感謝申し上げる次第であります。
つきましては、下記により起工式を挙行し、皆様ともども工事の安全かつ順調な完成を祈願いたしたいと思います。御多忙中とは存じますが、御出席くださいますよう御案内申し上げます。
敬具
令和○年○月○日
○○市長 ○○○○
○ ○ ○ ○ 様
記
１ 日 時 令和○年○月○日 午前10時から正午まで
２ 場 所 ○○○○○○○
３ 式次第 ○○○○○○○○○○○○○○
スポンサードリンク
あいさつ状
拝啓 初冬の候ますます御健勝のこととお喜び申し上げます。
さて、私ことこの度、はからずも○○部○○課長を命ぜられました。○○部○○課在職中は、公私とも格別の御厚情、御援助をいただき、まことに感謝にたえません。
ここに謹んでお礼申し上げますとともに、今後いっそうの御厚情と御指導を賜りますようお願い申し上げます。
まずはとりあえずお礼かたがたごあいさつ申し上げます。
令和○年○月○日
○○市○○部○○課長 ○○○○
○○○○ 様
礼状
拝啓 炎暑の候ますます御健勝のことと拝察いたします。
さて、このたび、○○○○調査のため貴市へ出張の節は、公私とも御多忙のところ、種々御配慮いただき、厚くお礼申し上げます。
（中略）
まずは略儀ながら書中をもってお礼申し上げます。
敬具
令和○年○月○日
○○市○○○○
○○○○
○○○市○○○○
○ ○ ○ ○ 様
注意点
１ 件名は書きません。
２ 文書記号番号は書きません。
３ あて先と発信者は、それぞれ職名と氏名を書きます。
４ 相手に礼を失しない程度に、書き出しの「拝啓」や「拝復」、結びの「敬具」を使います。また、時候のあいさつ、「ますます御清栄」といったあいさつ文を書きます。ただし、「前略」、「冠省」、「草々」などは使いません。
５ 公印は押しません。
６ 敬語の使用方法やその他の言い回しは、誤りがないよう十分注意します。
７ 縦書きで書くことが多くありますが、横書きでもかまいません。
スポンサードリンク