公文書の余白の使い方｜余白位置が多い場合「以下余白以上」は使う？

公文書を作る際の記載範囲は用紙の上下左右2センチメートル程度内側とします。
ただし、以下の点も考慮しながら公文書を作成することが大切です。

 

①見やすい文書にする。
②複写したり、印刷した場合、記載事項の全てを読むことが出来る。
③ホチキスなどで文書を留めても、記載事項の全てを読むことが出来る。

 

また、用紙に余白ができた場合に、「以下余白」、「以上」という表現を良く見かけますが、必ず書く必要はありません。
ただし「以下余白」は書類を作成するさい、書類の下部に大きな空白部分が生じるときにその書類の空白部分に、追記をさせない為の防止や、空白部分は削除したものではないことを記す為に「以下余白」と、但し書きします。
そのため記載すること自体は間違いではありません。

 

公文書をホッチキスなどで留める場合にもルールがあります。
横書きの文書は左側、縦書きの文書は右側を留めましょう。
起案用紙に一緒に付ける図面などで、A4以外の用紙を使って作った場合は、
用紙の短辺を留めます。

 

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