以下余白の使い方|最後の行に使う意味と具体的な書き方|公文書解説

以下余白の使い方|最後の行に使う意味と具体的な書き方|公文書解説

以下余白の使い方|最後の行に使う意味と具体的な書き方|公文書解説

 

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公文書を作るときの余白

公文書を作る際の記載範囲は用紙の上下左右2センチメートル程度内側とします。
なぜ余白をある程度キープしておくかといえば、以下の点も考慮しながら公文書を作成することが大切だからです。

 

①見やすい文書にする。
②複写したり、印刷した場合、記載事項の全てを読むことが出来る。
③ホチキスなどで文書を留めても、記載事項の全てを読むことが出来る。

 

また、以下のような場合において余白のスペースが使われます。
・秘密文書に「秘密」「秘」の表示をする
・写し文書に「(写)」の表示をする
・訂正印使用時の抹消文字を記載する
・供覧文書に「供覧」の表示をする
・収受日、文書記号番号、フォルダ番号を表示する

 

以下余白、以上の使い方

用紙に余白ができた場合に、「以下余白」、「以上」という表現を良く見かけますが、これらは必ず書く必要はありません。
なぜ「以下余白」の表示するかといえば、書類を作成するさい、書類の下部に大きな空白部分が生じるときにその書類の空白部分に、追記がされていないことや、空白部分は削除したものではないことを意味する為に「以下余白」と、但し書きをします。
そのため「以下余白」「以上」と文末に記載すること自体は間違いではありません。

 

以下余白、以上はどこに書くか

「以下余白」「以上」の書き方には明確なルールはありませんが、必要事項の記入後に改行して書くことが通例です。
Wordのような文書では最後の文すぐ下の行に、Excelのような表形式であれば最後のセルのすぐ下のセルに間を開けずに表示します。
また、最後の文の直後に「以下余白」と表示したり、改行して右寄せで「以上」とすることもあります。

 

(例)

○○○○○○。
以下余白

 

 

○○○○○○。(以下余白)

 

 

○○○○○○。
              以上

 

 

公文書の綴じ方

公文書をホッチキスなどで留める場合にもルールがあります。
横書きの文書は左側、縦書きの文書は右側を留めましょう。
起案用紙に一緒に付ける図面などで、A4以外の用紙を使って作った場合は、用紙の短辺を留めます。

 

 

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