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公文書で余白を取る理由

公文書を作る際の記載範囲は、一般的に用紙の上下左右2センチメートル程度内側です。
余白をある程度残しておくことで、以下のようなメリットが生まれます。

 

①　見やすい文書になる。
②　複写したり、印刷した場合、記載事項の全てを読むことが出来る。
③　ホチキスなどで文書を留めても、記載事項の全てを読むことが出来る。

 

また、以下のような場合において余白のスペースが使われます。

 

最後行の言い換え「以下余白」「以上」

「以下余白」「以上」の意味と使い方

契約書や請求書や見積書など用紙に余白ができた場合に、一番下の最後の行であることを言い換える「以下余白」や「以上」は必ず書く必要はありません。

 

「以下余白」の表示する理由は、書類を作成する際、書類の下部に大きな空白部分が生じるときにその書類の空白部分に、追記がされていないことや、空白部分は削除したものではないことを意味する為に「以下余白」と、但し書きをします。
つまり「一番下の最後の行はここです」ということを言い換えた表現になります。
そのため、「以下余白」「以上」と文末に記載すること自体は間違いではありません。

 

ただし、最近の公文書の傾向としては「以下余白」等と入れないものが多くなっています。
「以下余白」は見れば分かるということと、紋切型で受信者にとって印象が良くないことが理由です。

 

「以下余白」「以上」の位置とレイアウト

「以下余白」「以上」の書き方には明確なルールはありませんが、必要事項の記入後に改行して書くことが通例です。
Wordのような文書では最後の文すぐ下の行に、Excelのような表形式であれば最後のセルのすぐ下のセルに間を開けずに表示します。
また、最後の文の直後に「以下余白」と表示したり、改行して右寄せで「以上」とすることもあります。

 

（例１）

 

（例２）

 

（例３）

 

（例４）

商品	単価	数量	金額
ノート	200	100	20,000
ボールペン	100	100	10,000
ホッチキス	500	100	50,000
以下余白
		合計	￥80,000

 

以下余白の代わりの斜線

「以下余白」と表記する代わりに斜線を引いて、余白を潰す方法もあります。
手書きで「〆」を書いたり、定規で引いたり、Excel上でセルに斜線を引いたりと様々な方法が存在します。
また、「右上から左下に斜線を引く」か、「左上から右下に斜線を引く」かについては、公式なルールはありません。
「右上から左下に引く」方が一般的ではありますが、所属団体のルールに従うことになります。

 

公文書の綴じ方

公文書をホッチキスなどで留める場合にもルールがあります。
「横書き」の文書は「左側」、「縦書き」の文書は「右側」を留めるようにします。
起案用紙に一緒に付ける図面などで、A4以外の用紙を使って作った場合は、用紙の短辺を留めます。

 

まとめ

 

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