照会文書の文例｜公文書における意見照会、回答、依頼文の作り方

(1) 照会文の意義
照会文とは、特定の相手方に対して、ある事項を問い合わせる場合に発する文書に用いる文をいいます。
官公庁から官公庁へ発することもあり、官公庁から私人へ発することもあります。

(2) 標準例

事務上の参考のための照会

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　文書番号
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日
　○○市総務部長殿

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　○○市総務部長
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　○○○○

　　　　　　　　　　　　　　　　　　○○○について（照会）
　事務上の参考としたいので、下記の事項について○月○日までに御回答ください｡

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　記
1 照会内容
(1) ○○
(2) △△

2 回答方法
　別紙回答用紙に記入のうえ、郵送にて下記連絡先まで送付してください。

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会議の開催通知と出席者の照会

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　文書番号
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日
　○○市総務部長殿

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　○○市総務部長
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　○○○○

　　　　　　　　　　　　第○回○○地区○○研究会の開催について（照会）

　標記の件について、下記により開催しますので、会議に出席される貴市担当者の職及び氏名を○月○日までにお知らせください｡

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　記

1 日時
　　令和○年○月○日（○曜日）
　　午前10時から午後4時まで

2 場所
○○市役所3階1会議室

3 議題
(1) ○○○について
(2) △△について
(3) その他

4 回答方法
別添の様式に記入のうえ、都庁交換便にて下記連絡先まで返送してください。

(3) 注意点
ア件名は「○○○について（照会）」として、照会文書であることを明らかにします。
イ照会事項は、本文の中に、照会を必要とする理由を含めて、簡潔に要点をまとめて記載します。
照会事項が数項目にわたる場合は、箇条書きにし、相手方が回答しやすいように様式及び記入例を示します。
ウ回答方法及び回答の送付先を示します。
エ回答期限を定める場合は、相手方の調査等に要する時間を十分考慮します。
オ開催通知と出席者の照会を兼ねるときのように、通知と照会を兼ねた性質を持つ場合は、相手側の回答を要する点に重点が置かれるので、文書の性質を表す用語としては、「照会」が適当です。

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