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照会文の意義

照会文とは、特定の相手方に対して、ある事項を問い合わせる場合に発する文書に用いる文をいいます。
官公庁から官公庁へ発することもあり、官公庁から私人へ発することもあります。

 

照会文の構成

照会文は、通知文等に準じて、文書番号、日付、通知先、通知元、標題、本文及び「記」で構成されています。
これに別紙や別添が付されることがあり、最後に問合せ先が置かれます。

 

文書番号と日付の書き方

日付と文書番号は、用紙の右上に揃えて記載します。
右端を１字分空けて、日付と文書番号を「均等割付」します。
文書番号は、記号及び番号で構成され、部課等の組織単位で暦年又は年度ごとに管理されます。
例（□は空白スペース）

 

通知文以外の文書では、文書番号に代えて作成官庁や部局名を記載する場合もあります。この場合は、日付を上に書く例が多いです。
例（□は空白スペース）

 

通知先の書き方

通知先は、文書番号から１行又は２行空けて記載します。
肩書と氏名を記載するのが原則ですが、以下の３通りの書き方があります。
①　肩書と氏名をを１行に続けて書く

 

②　肩書と氏名を２行に分け、２行目に氏名のみ書く

 

③　肩書と氏名を２行に分け、２行目に役職名と氏名を書く

 

上記のように、１行目の書き始めは１字下げ、２行目は更に１字下げにします。
この場合、２行目の氏名の最後の文字が１行目の肩書の最後の文字よりも更に右に出た方が見やすいので、肩書が長い場合は氏名の記載位置を若干調整することがあります。

 

氏名は１字抜きで記載するのが一般的です。
氏又は名が３字のときは間を詰め、氏又は名が１字のときはそれぞれの真ん中に記載する方法と端に記載があります。
ただし特殊な字数によって表記に違和感がある場合は、任意の方法を採ってもよいとされます。
１字抜きの例（■が１字抜き）

 

氏名を書かず、肩書のみ記載することも多いです。
通知先が複数あるときは、並記して肩書部分を均等割付します。
敬称は国では「殿」を用いていますが、地方公共団体では「様」を用いる所が増えています。
通知先が複数あるときは、敬称は、原則として上下の中央に一つだけ付けます。
なお一つの肩書で複数の通知先を表わすときは「○○　各位」などとし、「各位殿」は使用しない。

 

均等割付し上下の中央に敬称を付ける例

 

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通知元の書き方

通知元は、通知先から１行または２行空けて記載します。
表記の方法については、原則として上記の通知先と同様です。
ポイントとしては、通知先と通知元の肩書を均等割付すると見栄えが良くなります。

 

通知元の記載位置は、公印が押せる位置にします。
公印を押さない文書だとしても、押すものと仮定して、通知元の最後の文字の真ん中と公印の左端が合うよう調整します。

 

通知元については、氏名を記載する場合と肩書のみを記載する場合があります。
原則として、大臣、都道府県知事、市区村長の場合は氏名を記載します。
また、通知元が官庁の場合、行政機関の往復文書の場合は氏名を記載しないことが多いです。

 

標題の書き方

標題は、通知元から１行又は２行空けて記載し、「中央揃え」します。
かつては３字下げで標題を書き始めていましたが、Word等の普及で現在はセンタリングが基本となっています。
末尾は「～について」とするのが普通ですが、定型があるわけではありません。
標題は１行に収めるのが適当ですが、２行になってしまう場合は、２行目を「中央揃え」せず、その頭を１行目の頭に合わせます。
また、標題の最後には「（通知）」等の文書の性格を表わす括弧書を付加します。

 

本文の書き方

本文は、標題から１行空けて記載し、１字下げで書き始めます。
書き出しは、標題を受けて、以下のような形から始めるのが一般的です。
書き出しの例

 

本文の内容の書き方は色々ありますが、以下のような通知文等の独特な言回しやルールがあります。

 

「記以下」「別紙」の書き方

「記」は、本文から１行又は２行空けて記載し、「中央揃え」します。
記以下の本文は、「記」から１行空けて書き始めます。
記以下の書き方は、項目番号や配字について記載した、項番の振り方｜配字とレイアウトも参照してください。

 

「記」のほか、必要に応じて別紙や別添を付け加えることもあり、以下のように使い分けます。

いずれも、ページを改めて掲げ、左肩に「（別紙）」「（別添）」を表記します。複数の別紙、別添がある場合は（別紙１）、（別紙２）・・・と表記します。
なお別紙、別添があるときは、本文でも「別紙のとおり」などとそれを引用する文言が必要です。

 

問合せ先の書き方

通知文等では、最後に問合せ先を書くことが通例です。
決まったルールはありませんが、通常、文書の右方に「問合せ先」と記載し、改行して１字下げで課名等を記載します。
課名などは、通知元と重複する部分は省略可で、班や係名まで記載します。さらに、その行又は改行して担当者名も記載します。
担当者名は、氏だけのもの、役職名を記載したもの、どちらでも構いません。問合せ先であるので、その前に「担当者」と記載する必要はありませんが、記載しても構いません。
最後、その次の行に「電話」と記載して電話番号を掲げます。内線番号も付加し、必要に応じてFAX番号やメールアドレスも記載します。

 

通知文の標準レイアウト

以下は通知文の標準的なレイアウトです。
「■」は改行又は空白を表わしています。

 

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照会文書の文例

参考のための照会

 

 

会議の開催通知と出席者の照会

 

 

照会文書を作る際の注意点

①　件名は「○○○について（照会）」として、照会文書であることを明らかにします。
②　照会事項は、本文の中に、照会を必要とする理由を含めて、簡潔に要点をまとめて記載します。照会事項が数項目にわたる場合は、箇条書きにし、相手方が回答しやすいように様式及び記入例を示します。
③　回答方法及び回答の送付先を示します。
④　回答期限を定める場合は、相手方の調査等に要する時間を十分考慮します。
⑤　開催通知と出席者の照会を兼ねるときのように、通知と照会を兼ねた性質を持つ場合は、相手側の回答を要する点に重点が置かれるので、文書の性質を表す用語としては、「照会」が適当です。

 

文中の「記」以下について

通知文等では「下記のとおり」という表現を使い、詳細を「記」以下に書くことがよくあります。
「記」以下において、文末を必ず「～こと。」にする必要はありませんが、文末表現に「～こと。」を用いる場合は、原則として全ての文末を「～こと。」で統一します。
「～されたいこと」としたものもありますが、公用文には敬語を用いないルールがあるので「～すること。」とするのが本来は正しいです
なお、ただし書、なお書き等がある場合は、その文末を「～こと。」としない慣例もあります。
実際の文書作成にあたっては、文末を「～こと。」で結ぶのが困難な場合もありますが、その場合でも「～こと。」で結べそうな他の表現を探す必要があります。

 

「原則」の使い方

通知文等では、「原則」という用語がよく用いられます。
その際、名詞の副詞的用法である「原則～する（しない）」という表現は、出来るだけ避けて「原則として」とします。
同様に以下の用語にも注意が必要です。

 

 

略称の使い方

通知文等で同じ文章中で何度も出てくる長い用語については、略称をを用いる方が合理的です。
略称を用いる場合は、その用語が初出のところで「（以下「○○」という。）」と括弧書きで略称規定を置きます。その際、「以下」の後には「、」を打ちません。
例

 

文字数が多い文書は見出しを付ける

国語分科会報告書では、文字数が多い文書では、内容の中心となるところを端的に表わす見出しの活用を勧めています。
その際、見出しを層化して、中見出しや小見出しを活用することも有効であり、読み手が見出しだけを読んでいれば、文書の内容と流れがつかめるようにすると良いとされています。
また、見出し活用する際は、見出しが目立つフォントを使うことも重要です。

 

くどい表現を避ける

具体的に以下のような語句を必要以上に用いると、くどい表現になりがちなので注意します。

 

くどい表現の例文

 

また、二重否定の表現もくどい表現の例です。

 

他にも重言を使用しないよう注意が必要です。

 

公用文でも分かりやすい自然な言い回しを意識します。
くどい表現をなくすためには、字数をできるだけ減らす観点で読み直すと解決することも多いです。

 

 

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