依頼、協議に対する回答文書の文例｜照会などの際に使える公文書の例文

 

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(1) 回答文の意義

回答文とは、依頼、照会、協議などに対して回答をする場合に発する文書に用いる文をいいます。

 

(2) 標準例

研究会出席者の回答

 

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講師派遣の回答

 

 

 

(3) 注意点

１　件名の末尾に文書の性質を示す「回答」を括弧書きにして、「～について（回答）」のように標記します。

 

２　件名は、通常は照会文書と同じ件名で、末尾に（照会）の代わりに（回答）を付けますが、それでは不自然になる場合には、別の件名を付けます。
たとえば、「○○の開催について（照会）」という文書で出席者の回答を求めている場合には、回答の件名は「○○の出席者について（回答）」となります。

 

３　どの文書に対する回答であるかを明らかにするために、「令和○年○月○日付け○○○第○号で照会のあった○○○」のように、照会文書の日付、文書番号を記入します。

 

４　本文は、「下記のとおり回答します」とはせず、「下記のとおりです」とします。件名の末尾の（回答）と重複するからです。

 

５　回答事項が数項目にわたる場合は、箇条書きにし、文書を簡潔にします。

 

(4) 対外文書の発信者について

対外文書は、原則として首名で出します（保健所、福祉事務所、行政委員会等独立した機関として文書を発するときは、その長の名で出します。）。ただし、行政文書の性質又は内容により特に必要がある場合は、副市長名若しくは部長名又は区名を用いることができます。
また、一般照復文書、対内文書その他の発信者は、その事案の軽重により部長名又は課長名を用いることができます。
たとえば、都道府県、他市区町村などに出す回答文書等では、部長名、課長名などで出すこともあります。
この場合は、原則としては受信者の職名の「格」を合わせた発信者名とします。
対外文書の場合は、すべて氏名は省略しないで、職氏名を書きます。

 

 

 

 

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