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照会、協議、依頼、要望に対する回答文書の書き方｜公文書の文例
(1) 回答文の意義
回答文とは、照会、協議等に対して回答をする場合に発する文書に用いる文をいいます。
(2) 標準例
研究会出席者の回答
文書番号
平成○年○月○日
○○市総務部長 殿
○○市総務部長
○ ○ ○ ○
第○回○○地区○○研究会の出席者について（回答）
平成○年○月○日付け○○○第○号で照会のあった標記の件については、下記の者を出席させますので、よろしくお願いします｡
記
総務部○○課○○係長 ○○○○
同 主任 ○○○○
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講師派遣の回答
文書番号
平成○年○月○日
○○県総務局長 殿
○○市長
○○○○
講師の派遣について（回答）
平成○年○月○日付け○○○第○号で依頼のあった標記の件については、御依頼のとおり承認します。
(3) 注意点
ア 件名の末尾に文書の性質を示す「回答」を括弧書きにします。
イ 件名は、通常は照会文書と同じ件名で、末尾に（照会）の代わりに（回答）を付けますが、それでは不自然になる場合には、別の件名を付けます。
たとえば、「○○の開催について（照会）」という文書で出席者の回答を求めている場合には、回答の件名は「○○の出席者について（回答）」となります。
ウ どの文書に対する回答であるかを明らかにするために、「平成○年○月○日付け○○○第○号で照会のあった○○○」のように、照会文書の日付、文書番号を記入します。
エ 本文は、「下記のとおり回答します」とはせず、「下記のとおりです」とします。件名の末尾の（回答）と重複するからです。
オ 回答事項が数項目にわたる場合は、箇条書きにし、文書を簡潔にします。
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