公文書をワード、エクセルなどの電子文書で作る場合の注意点とは?

公文書をワード、エクセルなどの電子文書で作る場合の注意点とは?

スポンサードリンク

公文書をワード、エクセルなどの電子文書で作る場合の注意点とは?

電子的に文書を作成する場合には、次の点に注意します。

 

①誤字・脱字に注意する
電子的に文書は簡単に作成できます。
ただしそれが原因で、漢字の変換ミスも多くなります。
他にも、古い情報を残してしまうなどのミスも増えます。
誤字脱字を起こす可能性は、手書きよりも高くなりますので注意しましょう。

 

スポンサードリンク

 

②書式を整える
書式については読みやすさに注意し、通常は以下の3点に気を付けます。
ア 文字間隔 3.8㎜以上
イ 行間隔 7㎜以上
ウ 文字の大きさ 10.5ポイント以上

 

③ファイル形式
電子文書を、電子のまま外部に送付した場合、
受け取った相手のPC環境によっては文書を確認できない場合があります。
外部の人が電子的に見る可能性を考え、ファイル形式にも注意しましょう。
基本的にはOfficeソフトを使用して文書を作成します。
また広く配布するような場合には、PDF形式にします。
PDF形式なら特定のソフトに依存しません。

 

※公文書をウェブサイトにPDFファイルで掲げるときに、文字が読みにくいものに変換されていることがあります。
これは、PDFファイルの作成時に「フォントの埋め込み」が行われていないため、ブラウザが選択したフォントが表示されるからであり、注意が必要です。

 

スポンサードリンク

スポンサードリンク

トップへ戻る