公文書の書き方のルールとは|行政文書作成の手引き

公文書の書き方のルールとは|行政文書作成の手引き

公文書の書き方のルールとは|行政文書作成の手引き

 

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公文書も読む人に意思や事実を伝える「実用文書」です。
実用文書である以上、公文書はわかりやすくなければなりません。
自治体の事務は住民の支持のうえに成り立っているものであり、住民に対して行政がどのようなことを決めてどのようなことを行ったのかを分かりやすく伝えることは、公務の中で最も重要な仕事といえます。

 

1 なぜ公文書にルールがあるのか

文書の作成においては、
「細かいルールにこだわらなくても相手に伝わればいい」
「関係者が分かっているのだからそこまで書く必要がない」
「口頭で同意しているから文書に残す必要はない」
といった考え方がよく聞かれます。

 

確かに、日常生活における個人的なやり取りはそれでまったく問題がありません。
しかし、公務においては違います。

 

なぜなら、公務において作成する文書は、当事者同士における連絡手段であるだけではなく、現在及び将来の住民に対する説明責任を果たすための資料であり、自治体には、住民のために客観的で分かりやすい資料を残す責任があるからです。

 

そのため、公用文の書き方には、通常の日本語の書き方についてのルールよりさらに詳しいルールが決まっています。
公用文の書き方のルールは、難しい文書を書くためのものではなく、分かりやすい文書を書くためのものです。

 

住民の権利や義務について書かれた文書が正確でなければ、住民に誤解を与えます。
また、読む人によって解釈が異なってしまうような文書では行政に混乱を招くことになります。
公文書作成の基本方針は、あくまで「だれが読んでも、同じ解釈で、正しく理解できる文書」を作ることです。
そのためには、共通のルールに従うことが必要です。

 

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2 公文書作成の基本

分かりやすい公文書を作成するためには、次の点が重要です。
① 簡潔であること。
② 論旨が明確であること。
③ 具体的であること。

 

3 公文書の効果

公文書には、次のような効果があります。
① 行政の執行の根拠や記録になる。
② 私人間の法律関係の根拠や記録になる。
③ 不服申立てに対する弁明の資料や採決の証拠になる。
④ 裁判のときの証拠になる。
⑤ 新たな行政上の判断や政策決定に際し、その根拠や参考になる
⑥ 事務処理の指針や手引になる。
⑦ 情報公開や情報提供に際しては、住民の貴重な資料になる。

 

4 公文書の真正性

<民事訴訟法>
(文書の成立)
第 228 条 文書は、その成立が真正であることを証明しなければならない。
2 文書は、その方式及び趣旨により公務員が職務上作成したものと認めるべきときは、真正に成立した公文書と推定する。
3 公文書の成立の真否について疑いがあるときは、裁判所は、職権で、当該官庁又は公署に照会をすることができる。

 

裁判における証拠として文書が用いられた場合、民事訴訟法では、公務員が決められた方式にのっとって作成した公文書は真正であると推定されます。
公務員の意思に基づくものでない旨を主張するためには、主張をする者がその反証を上げなければなりません。
しかし、逆にいうと、たとえ公務員が職務上作成したとしても、その方式及び趣旨に基づいていない文書の場合、つまり、自治体で定める行政文書管理規則に従わずに作成したり、正当な手続で定められた様式以外の様式を使用して作成したような場合には、裁判において真正であると推定されず、真正に成立したことの証明責任を自ら負うことがあるということです。

 

公文書作成実務に携わる方向けに、行政文書の書き方を項目別にまとめたのが、こちら「公文書の書き方まとめ(目次)」となっておりますので参考にしてください。
また、公文書の形式と文例もご用意してますので、起案文書、照会文書の作成時などにお役立ていただけると幸いです。

 

また、専門用語など関心のあるキーワードから調べたい場合はサイト内検索ご活用ください。
(※検索窓は、PCならサイト右上、スマートフォンなら一番下にあります。)

 

 

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