公文書作成の基本とは|書き方のルールと作り方の手引き

公文書作成の基本とは|書き方のルールと作り方の手引き

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公文書作成の基本とは|書き方のルールと作り方の手引き

公文書も読む人に意思や事実を伝える「実用文書」です。実用文書である以上、公文書はわかりやすくなければなりません。
自治体の事務は住民の支持のうえに成り立っているものであり、住民に対して行政がどのようなことを決めてどのようなことを行ったのかを分かりやすく伝えることは、公務の中で最も重要な仕事といえます。

 

1 なぜ公文書にルールがあるのか

文書の作成においては、「細かいルールにこだわらなくても相手に伝わればいい」「関係者が分かっているのだからそこまで書く必要がない」「口頭で同意しているから文書に残す必要はない」といった考え方がよく聞かれます。確かに、日常生活における個人的なやり取りはそれでまったく問題がありません。しかし、公務においては違います。
なぜなら、公務において作成する文書は、当事者同士における連絡手段であるだけではなく、現在及び将来の住民に対する説明責任を果たすための資料であり、区には、住民のために客観的で分かりやすい資料を残す責任があるからです。
そのため、公用文の書き方には、通常の日本語の書き方についてのルールよりさらに詳しいルールが決まっています。公用文の書き方のルールは、難しい文書を書くためのものではなく、分かりやすい文書を書くためのものです。
住民の権利や義務について書かれた文書が正確でなければ、住民に誤解を与えます。また、読む人によって解釈が異なってしまうような文書では行政に混乱を招くことになります。公文書作成の基本方針は、あくまで「だれが読んでも、同じ解釈で、正しく理解できる文書」を作ることです。そのためには、共通のルールに従うことが必要です。

 

2 公文書作成の基本

分かりやすい公文書を作成するためには、次の点が重要です。
① 簡潔であること。
② 論旨が明確であること。
③ 具体的であること。

 

3 公文書の効果

公文書には、次のような効果があります。
① 行政の執行の根拠や記録になる。
② 私人間の法律関係の根拠や記録になる。
③ 不服申立てに対する弁明の資料や採決の証拠になる。
④ 裁判のときの証拠になる。
⑤ 新たな行政上の判断や政策決定に際し、その根拠や参考になる
⑥ 事務処理の指針や手引になる。
⑦ 情報公開や情報提供に際しては、住民の貴重な資料になる。

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